Nos recherches, nos documents et nos classements…

Régulièrement, je lis deçà delà l'interrogation de généalogistes sur "comment classer les documents qu'ils possèdent", "comment classer les fiches individuelles qu'ils réalisent", comment…

Cela me ramène quelques trente-cinq ans en arrière, alors que nous obtenions les copies d'actes en mairie ou dans les dépôts d'archives départementales. Nous amassions des tonnes et des tonnes de papiers, de feuilles, …

Lorsque nous rentrions avec nos trésors, nous étions pressés de relire ce que nous avions découvert !

Pour ma part, je faisais un dossier par personne. J'avais collé sur la couverture de la chemise une feuille sur laquelle je cochais les documents en ma possession pour ladite personne : naissance, mariage, décès.

Et puis, je regroupais les familles. Chaque "rang" familial avais une même couleur de chemise.

Oh oh, je vous vois sourire. Si si, je vous assure que chaque rang avait SA couleur. De toute façon, nous ne progressions pas à la vitesse V. Lorsque nous pouvions rattacher une dizaine de personnes par recherches, c'était du pur bonheur !

L'évolution principale de mes recherches a été les microfilms. Merci aux Mormons ! Je faisais venir les microfilms de l'Aisne aux Archives de Seine-et-Marne. J'avais ainsi plus de temps pour la consultation. Un peu plus tard, adhérent d'une association de généalogie, la SHAGE à Combs-la-Ville, en Seine-et-Marne, j'ai "acheté" le microfilm. Pourtant, ce dernier ne m'appartenait pas, seule l'association pouvait acheter. Toujours est-il que j'ai progressé plus rapidement dans mes recherches et… j'ai commencé à abandonné la copie de l'acte. En effet, je pouvais venir vérifier mon information quand je le voulais alors… plus besoin de "posséder" la preuve papier. La preuve ? Je l'avais avec le numéro de l'acte dans l'année donnée.

Et puis, et puis, j'ai commencé à avoir trop de monde, trop de personnes. Cela devenait compliqué de m'y retrouver dans ces maudits papiers. Il n'y a pas assez de couleurs pour différencier tous les "rangs". Alors, j'ai franchi le fossé et j'ai acheté un logiciel de généalogie. A l'époque, habitant l'étranger, j'avais étudié ceux qui existaient sur le marché. Ils étaient au nombre de trois : Parentèle^TM, Hérédis^TM et Généatique^TM. En vacances en France, je vais chez Surcouf et… mon choix a été simple : il n'y avait que Généatique^TM. Je ne regrette pas : j'ai appris, comme tout logiciel à l'utiliser et j'en suis satisfaite. A une époque, j'ai testé Hérédis^TM pour aider des amis qui l'utilisait mais je suis resté fidèle… Ma conviction, en informatique, est que lorsque l'on "maîtrise" un logiciel, on trouve que tous les autres ne le valent pas.

Bien revenons au sujet, alors, me voilà lancée sur la saisie informatique de mes données. Quel changement ! je mets tout ce que j'ai à ma disposition : aussi bien les cotes des documents, les saisies des fiches matricules, des extraits de recensements, les renseignements des contrats de mariage… que sais-je encore !

Mon classement idéal est là ! Plus besoin de tout garder avec obsession !  C'est le classement par rapport à l'ancêtre de la famille : chacun son nom, avec chacun son dossier.

Cependant, il reste les documents obtenus d'autre manière que sur les informations en ligne

Les documents papiers

Ceux que j'avais et ceux que je reçois des mairies, des archives ou d'autres sources, sont numérisés et rangés dans des dossiers en les enregistrant avec une cote précise. Et je ne conserve pas le document papier reçu.

Les photographies numériques

Lorsque je rentre avec ma provision de photos numériques, je fais la même chose qu'avec les documents papiers. Je les classe dans des dossiers en saisissant les renseignements précis pour que je retrouve facilement : les contrats de mariages dans le dossier "contrats de mariage", les actes respectueux dans le dossier "actes respectueux", et ainsi de suite. Naturellement, dans chaque dossier se trouve aussi la photo numérique de la cote du document aux archives !

Existe-t-il UN classement précis ? Non, chacun le sien. Il faut être méthodique et cohérent. Le principal, après avoir rangés les documents, est de savoir les retrouver. Donc, si vous adoptez la logique d'une autre personne… cela risque de ne pas être facile. La façon dont d'autres classe peut vous donner des idées, des pistes, mais il faut que vous trouviez "VOTRE" façon de ranger afin de pouvoir toujours, à n'importe quel moment, retrouver l'information que "VOUS" aurez rangée/classée…

C'est comme dans vos documents personnels. Je dis toujours que les factures d'eau ne se rangent pas dans le dossier "factures d'électricité", cela semble logique ? Alors, c'est la même chose pour le classement de documents de généalogie. Les documents concernant Pierre ne se rangent pas avec ceux concernant Paul !...

Comments

[Antequam]

Amateur, Professionnel, Généalogiste.. ou pas, le classement de tout document reste personnel. Il est possible de dire "je fais comme ci", "elle fait comme ça" mais, au final, chacun(e) sa propre conception. Le principal étant de pouvoir retrouver le document classé rapidement :)

[plumesquale]

Après, tout dépend de l'usage que l'on fait de ces documents. Si c'est une généalogie personnelle ou un usage professionnel. Le classement ne sera pas le même.