Les documents généalogiques se présentent sous deux formes : les documents familiaux et les documents qu'il est possible de trouver dans les dépôts d'archives, sur le net, dans les médiathèques, bref, un peu partout. Mais, comment les conserver ?

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Les documents familiaux, aucun doute pour moi, sont à conserver en l'état ! Ces documents-là ont, non seulement une valeur pour nos recherches, mais aussi sentimentales. Il me souvient, à mes débuts de recherches familiales, dans les dépôts d'archives, le bonheur que j'avais de toucher un document portant la signature d'un ancêtre. Je me disais que le lien était encore plus fort, qu'il n'imaginait sûrement pas que, des années plus tard, vraiment beaucoup d'années plus tard, un descendant pourrait être intéressé par ce genre de document qui, pour lui, n'avait que valeur officielle !...

Les documents familiaux forment une base importante de nos recherches. Ce sont ces documents-là qui nous donnent des pistes, les premières, peut-être, mais dans la continuité de notre quête, ils nous orientent souvent dans la bonne direction. IL faut parfois les lire, les relire et encore les relire. A chaque passage, nous "trouvons" un renseignement que nous n'avions pas lu la ou les fois précédente(s), ou qui, de toute façon, à l'époque, ne nous aurais pas indiqué grand-chose.

Donc, les documents familiaux doivent être précieusement conservés et classés ; Comment les classer ? Terrible question qui entraînent une réponse à la normande : comme vous le sentez ! Non, pas vraiment comme cela, mais chacun sa "façon". Le principal est de pouvoir retrouver, rapidement, le document conservé. Plusieurs possibilités donc : par genre de documents, par personnes concernées – mais, parfois, plusieurs personnes dans un document, par département d'émission du document, … à vous de voir ! Pour ma part, je conserve par genre de document, et, dans mon logiciel de généalogie, je note à chaque personne les données de ce document. Et puis, j'utilise le logiciel Book'In… de manière détournée mais c'est très utile ! Dans le champ "nom auteur", je rentre le genre de document "Déclaration de succession" et dans le champ "titre", je rentre la date et la personne concernée. Ensuite, je complète les champs possibles avec le maximum de renseignements. J'ai aussi, créé avant d'utiliser Book'In, une base de donnés ExcelTM, base dans laquelle j'ai créé toutes les colonnes en fonction de mes propres besoins. Vous voyez que tout est possible !

Le stockage de ces documents familiaux ? Des classeurs, des boîtes, avec pochettes, sous-dossiers, là, c'est vous qui voyez !...

Pour les documents qui ont été trouvés dans les dépôts d'archives, sur le net, et ailleurs, pas nécessaire de conserver une trace papier. Quel gaspillage ! Il suffit, et c'est beaucoup plus simple, de noter toutes les références nécessaires à leur accès aisé lors d'une nouvelle consultation si nécessaire. Pour ma part, je note ces renseignements dans mon logiciel de généalogie, mais, je garde aussi une photo numérique du document pour tous les documents. Cette sauvegarde numérique, je la classe et la renomme avec toutes les indications nécessaires : source (quel dépôt d'archives), cote du document, date du document, genre du document et, surtout, la ou les personnes concernée(s) – mais pas plus de deux, etc.

J'ai donc ma bibliothèque enregistrée sur mon disque dur au lieu de l'avoir, sur papier, sur mes étagères… Pour les craintifs de l'utilisation informatique – peur de la perte des données – je conseille un disque dur "miroir" qui permet d'enregistrer automatiquement ce que vous enregistrez sur le premier disque. Cela se fait sans que vous le sachiez : une seule manipulation et deux enregistrements simultanés. Un disque tombe en panne ? Aucun souci, tout est, à l'identique sur le second !

Dans le cas d'enregistrement des documents numérisés, il faut la même rigueur que celui de classement des documents papiers. Il faut TOUJOURS savoir trouver le document au moment exact où l'on en besoin. Il faut être très ordonné sinon… Que de soucis et d'énervement au moment où l'on désire consulter ce document….

Il faut donc retenir que la généalogie a besoin de documents pour prouver ce que l'on avance. Si vous devez dire que vous descendez de tel ou tel noble, il vous faudra matière et pas simplement le relevé d'un autre généalogiste voire même d'un historien – ils ne sont pas tous d'accord… Vous n'avez pas encore choisi de méthode, votre méthode ? Il est temps car, un jour, vous serez totalement dépassé(e) et cela vous prendra beaucoup de temps et d'énergie pour le faire…