La consultation des archives publiques …

Est-ce possible par tout un chacun ? La réponse est oui !...

Une archive publique, article L211-4 de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2088 précise indique que c'est "un document qui procède l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit privé chargées de la gestion d'un service public, dans le cadre de leur mission de service public. Les actes des assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance n° 58-1100 du 17 novembre 1958 relative au fonctionnement des assemblées parlementaires".

Il peut s'agir des documents suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès-verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision, enregistrement sonore, film.

ACTES D'ETAT CIVIL

L'article 17 de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 208 précise les conditions de communicabilités des archives publiques :

1. 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé. Si la date de décès n'est pas connue, le délai est de 120 ans à compter de la date de naissance de la personne ne cause.
2. 75 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref.
3. 75 ans pour les registres de naissance et de mariage de l'état civil, à compter de leur clôture.
4. 100 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de vingt-cinq ans à compter de la date du décès de l'intéressé si ce dernier délai est plus bref, pour les documents qui se rapportent à une personne mineure.

Ces délais ne s'appliquent pas à toutes les personnes possédant une autorisation du Service Interministérielle des Archives de France. Ce document – SIAF – donne l'autorisation en deux temps :

• La consultation libre des documents : pas de copie pas de photo,
• La reproduction des documents – copie ou photo – sur présentation d'un mandat d'un notaire, d'un organisme d'assurance ou de toute autre personne ayant un intérêt direct et légitime dans le cadre de la recherche des bénéficiaires d'assurances-vie et des comptes bancaires en déshérence.

COMPTES-RENDUS DES SEANCES DU CONSEIL MUNICIPAL, DES BUDGETS ET DES COMPTES DE LA COMMUNE

Les copies des comptes rendus des séances du conseil municipal sont communicables de plein droit à toute personne qui en fait la demande. L'article L.2121-26 du CGCT, dont elle a la compétence pour examiner les conditions d'application, dispose que "toute personne physique ou morale a le droit de demander communication et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. Chacun peut les publier sous sa responsabilité".

Ce principe général de libre accès, antérieur à la loi du 17 juillet 1978, est conforté par l'article L.2121-18 relatif à la publicité des séances du conseil municipal et à l'article L.2121-25 relatif à l'affichage du compte-rendu de la séance du conseil municipal, du même code. Par ailleurs, ces documents sont également communicables, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 modifiée. Ce principe s'étend également aux documents expressément annexés aux délibérations.

CONDITIONS D'ACCES AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - LES HORAIRES

En vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous format électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. Les frais, autres que le coût de l'envoi postal, ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du Ministre du budget du 1^er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur du support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'Etat et à ses établissements publics.

Ni la loi du 17 juillet 1978 ni le décret n° 2005-1755 ne permettent à l'administration d'exiger qu'une demande écrite d'accès à un document administratif soit formulée par écrit.

Les horaires de consultations qu'il est possible, en fonction de la taille de la commune et des moyens matériels et humains dont elle est dotée, notamment eu égard au nombre des agents administratifs, de déterminer des plages horaires et des jours précis durant lesquels la consultation pourra avoir lieu, sous réserve de ne pas porter une atteinte excessive au droit d'accès. En fonction de la nature des pièces demandées et de leur volume, un calendrier de consultation peut être aménagé avec le demandeur, au besoin en faisant appel au personnel administratif d'autres services.

Des modalités trop restrictives d'accès, compte tenu de l'ensemble des circonstances de l'espèce, sont analysés comme des refus, sauf à ce que la demande soit abusive au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration.

DOCUMENTS NON COMMUNICABLES OU SOUMIS A CONDITIONS

• Un document inachevé, par exemple : un brouillon,
• Un document préparatoire à une décision tant que la décision n'est pas prise,
• Une archive publique couverte par un secret protégé. Ce dernier peut être protégé entre 25 et 100 ans.
• Un document concernant une personne nommément désignée. Il est uniquement communicable à l'intéressé ou à ses mandataires,
• Un document comportant une mention sensible, par exemple, un avis du Conseil d'Etat et des juridictions administratives.

Toutefois, leur communication partielle est possible, si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

DOCUMENTS NON COMMUNICABLES

• Document à caractère juridictionnel,
• Document privé,
• Document de l'Assemblée nationale ou du Sénat.

Pour résumer, aucun responsable de collectivité territoriale ne peut refuser l'accès aux archives publiques pour les personnes que nous sommes : des citoyens français !...